新社会人必見!飲み会幹事を任されたらやるべき10のこと

新社会人必見!飲み会幹事を任されたらやるべき10のこと

新社会人がまず任される大きな仕事が、飲み会の幹事です。

社内業務であり、バリバリ活躍したい方は「何でこんなことを」と思うかもしれません。

しかし、ここで仕事力をアピールできると、周囲からの評価がぐっと上がります。

新人でもできる、幹事を任されてから飲み会当日までの仕事の流れ

飲み会の幹事としてやることをマニュアルに残している会社はそうありません。ほとんどは「任せた」と新人に投げっぱなしです。途方に暮れてしまうかもしれませんが、次の手順をしっかり踏めば成功するはずです。

1.日程のヒアリング

まずは参加者の都合を付けなければ始まりません。そこで、スケジュールを決めるためにヒアリングを行います。希望を訊く相手は主賓や上司です。

2.日程のアナウンス

スケジュールをアナウンスし、出欠確認を取ります。当日直前になれば多くの方が予定を入れてしまうもの、どれだけ早く連絡できるかが出席率に直結します。

この時、会場が決まっていなくても問題ありません。何より先に知らせて、周囲に「準備しています」とアピールすることが大切です。

3.会場決めのNGを把握

NGとは、主賓や上司が嫌いな食べ物、場所などです。なかにはアレルギーを持っている方もいるため、リサーチは欠かせません。

4.店の候補を決める

予算や移動時間を基に、4~5ヶ所ほど候補を決めましょう。1ヶ所だけでは、何らかの理由で使えなくなった時に途方に暮れてしまう恐れがあります。

5.先輩社員に相談

幹事を経験したことがある先輩社員に候補を伝えて、アドバイスをもらいます。これはより良い店を決める判断材料にする他にも、「しっかり準備をしています」というアピールにもなります。

6.上司から承諾

上司からOKをもらいながら、仕事っぷりをアピールしましょう。新人の方が思っている以上に、上司は幹事のことを心配しています。

7.店の予約

満席になってしまわないよう、承諾を得たらすぐに予約を入れましょう。新人歓迎会や忘年会、新年会などのシーズンは特に混み合います。

目安としては1ヶ月前、遅くとも2週間前ぐらいです。それだけの余裕を持つためにも、今までの作業をとにかく迅速に済ませておく必要があります。

8.詳細のアナウンス

参加者全員に、日時や場所、人数、会費などをアナウンスします。店の予約を入れた時点で安心してしまいがちですが、連絡を忘れてしまわないよう、ここまでの作業は勢いで済ませてしまいましょう。

9.当日の準備

あいさつや乾杯などをお願いする人を決めて、事前に依頼しておきます。必要なら、席順も考えておき、上司に了解を得ておくとベターです。

10.リマインド

9までの段階ですべての準備はおしまいですが、それで気を抜いては画竜点睛を欠きます。開催の2日前辺りと当日にリマインドを流すとベターです。

飲み会前までに行うべきことは以上です。大切なことは2つ、とにかく早く行動することと、先輩や上司と上手に連携を取ることです。

当日になったら、首尾よく動いてできる部下、後輩であることをアピールしましょう。ぜひとも率先して幹事を行い、同期たちと差を付けていきたいですね。

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