新社会人必見!分かりやすいビジネスメールを打つ5つのコツ

新社会人必見!分かりやすいビジネスメールを打つ5つのコツ

メールは社会人がもっとも多く使うコミュニケーションツールです。

そのため、ビジネスメールが下手な方は、それだけで「仕事ができない奴」というレッテルを貼られてしまうかもしれません。

どんな内容でもパリッとしたビジネスパーソンらしいメールを打つためには、次のようなコツを守ることが重要です。

メールを打つ前に、書くべき内容を10秒考えてみる

「メールを送らなきゃ」と思ってすぐに文章を書き始めるのはNGです。スピード感はたしかに大切なことですが、頭のなかが整理できておらず、支離滅裂な内容になりやすくなります。

まずは、どのような内容を送るのかを10秒ぐらい考えてから取り掛かりましょう。おもに考えるべきことは、「誰に送るのか」「何のために送るのか」です。

件名で中身を理解できるようにする

新人ならまだしも、忙しい先輩や上司などは1日に何十通もメールを受け取ることもあります。そのような方にとって、受信箱を一目見た時に何の要件か分からないものは大きなストレスです。

そのため、メールの件名は中身を見なくても要件が分かるように書きましょう。

ただし、長すぎるとメーラーによっては後半が途切れて表示されないことがあります。文字数としては20文字ぐらいまでが良いでしょう。

また、注意点は【○○について】【○○につきまして】という件名、これらはNGです。○○についての連絡なのか、相談なのか、訂正なのかが分からないためです。【ご依頼】【ご相談】【情報共有】など、相手に何をしてほしいのかまで明示しましょう。

本文序盤の流れは宛先、あいさつ、結論

メールでも形式的なあいさつは必要です。ただし、手紙のように長ったらしくは書きません。先輩や上司がどのように書いているかを見ることが1番ですが、基本的には以下が定番です。

お世話になっております。
○○社の○○です。

ただし、社内同士のやり取りなら「お世話になっております」を「お疲れ様です」にすることもあります。

ビジネスメールの質を決める大切な要素はその後、かならず結論を書きましょう。最初の数行で相手に内容を理解させる秘訣になります。次の文章が一例です。

○○の件でプレゼン資料を添付いたしました。
ご確認いただき、○月○日までにご返信ください。

箇条書きは積極的に使う

内容が長くなりそうなら箇条書きを使いましょう。ダラダラと文章を続けていては読みにくく、大切な情報を見落としてしまう恐れがあります。

ただし、「箇条書きはマナーに反する」という方が稀にいるようです。そこで、すべて箇条書きにするのではなく、末尾に丁寧なあいさつを添えるとベターです。

署名の付け忘れがないかをチェック

どのメールを見ても連絡先がしっかり分かるということは意外と大切です。メールアドレスや電話番号が入った署名は毎回付けましょう。

最近のメーラーは自動で署名を付けてくれますが、特に返信の時などは引用文の下に挿入されてしまうため、手動で本文の下に持っていく必要があります。

毎日使うメールだからこそ、早めに上達したいですね。同期よりも早く立派なメールを打てるようになれば、「仕事を覚えるのが早い新人」と思ってもらえるかもしれません。

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