出来るビジネスパーソンのフォルダ整理術

出来るビジネスパーソンのフォルダ整理術

PC使用時によくある「あのファイルどこにやったかな?」と探す時間をなくしましょう。

たった数分でも積み重ねれば大きくなりますし、集中が途切れる原因にもなります。

仕事が出来るビジネスパーソンはフォルダの管理をしっかりと行っています。

使い方に合わせて最適なルールを設定する

フォルダ整理において、「こうすればかならず上手くいく」という明確なルールはありません。業務内容や使う人が変われば、最適な方法も変わるためです。

それでも、デキるビジネスパーソンのデスクトップにはある程度の共通点が見られます。以下のような内容を参考に、自分だけのルールを設けましょう。

PCの中に自分で階層を作る

dossier-147590_1280たとえば、学校という組織の構造をイメージします。「1年生」「2年生」という学年の中に「A組」「B組」という組が存在します。

そして、さらにその中を覗くと「鈴木」「田中」という生徒が現れます。学年の組はフォルダで、生徒がファイルです。

快適なデスクトップ環境を作るには、PCの中にこのような構造を作ることが第一歩です。

たとえば、「クライアントA」「クライアントB」というフォルダを作り、その中に「見積もり」「仕様書」というファイルを作るなど。自分なりに最適な構造を作りましょう。

各フォルダをナンバリングして見やすく

PCの中のファイルやフォルダは、設定次第では自動でソートされてしまいます。何の対策もしていないと、「よく使うものが他に埋もれて見えない」ということがあるでしょう。設定をオフにすることも良いですが、このソート機能を利用する方法もあります。

つまり、各フォルダの前に番号を付けて「00 見積もり」「01 仕様書」とリネームすることです。これにより、ソートされても番号順に並んでいるためとても見やすくなります。

ファイルを置く場所は2~3階層

たとえば、デスクトップを1階層目と考えた時に、そこにテキストや画像などのファイルを置くことは間違いです。一方で、深過ぎる場所にファイルを置いても、そこに辿り着くまでが大変です。

上記のような構造を無駄なくしっかりと作っていれば、だいたい2~3階層ぐらいになるはず。もちろんこれは業務の内容次第で変わる部分ではあります。

長過ぎる名前はNG、先頭で差別できる名前を

フォルダは名前が長いとある程度のところで省略されてしまいます。そのため、たとえば「担当者○○○○_クライアントA」「担当者○○○○_クライアントB」という名前を付けても、一覧を見た時に見分けが付かないことがあります。

このようなケースでは前後の要素を入れ替えると良いでしょう。さらに言えば、ほとんど差別点がないのですから、単純に「A」「B」だけにしても問題はないはずです。

どうしても煩雑になる時は新しいファイラーを検討

フォルダをクリックすると出てくる、中身に何が入っているか表示してくれるソフトウェアのことをファイラーと呼びます。Windowsではエクスプローラーが標準で入っていますが、実はこれは機能が最低限です。

ネットにはタブや詳細なサーチ、一括リネームなどより機能が豊富なファイラーがたくさんあります。これらはフォルダ整理の役に立つこと間違いありません。

デキるビジネスパーソンを目指すならフォルダ整理をしっかりと行いましょう。作業のパフォーマンスがアップし、ミスが減ります。

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