できていない人が多い!出来るビジネスパーソンの優先順位の付け方

できていない人が多い!出来るビジネスパーソンの優先順位の付け方

タスク管理はビジネスパーソンなら誰でも行うべき必須作業です。

しかし、上手くできている方はあまりいません。

特に、優先順位をどのように付けるかによって、出せる成果の質と量が大きく変わります。


優先順位を付ける前に把握しなければならないタスクの性質4種類

ほとんどの方が、物事の優先順位を付ける時に「先に取り組むべきものがどれで、後に回せるものがどれか」という考え方だけをしています。時間を軸にした数直線上に、どのようにタスクを並べるかというイメージです。

しかし、本来はこれでは不十分です。この数直線に落とし込む前に、次のような二次元上でタスクを考えなければなりません。

重要性:高い売上や評価を得られるかなど

緊急性:締め切りが近いか、遅らせられないかなど

つまり、すべてのタスクは次のような4つの領域に分けられるということです。

1.重要であり、すぐにやらなければならないもの
2.重要ではないが、すぐにやらなければならないもの
3.重要だが、後に回せるもの
4.重要ではないし、後に回せる

生産性の高いタスクをいかにこなすかがビジネスパーソンの要

きっと、多くの方が上記の4種の領域を、1→2→3→4と上から順番に片付けることを想像するでしょう。しかし、これは間違いです。

ビジネスパーソンとして大きな成果を残すためには、いかに「3.重要だが、後に回せるもの」を多くこなせるかに掛かっています。

この領域はクリアすれば大きな価値が得られるにもかかわらず、後に回せるために結局手付かずで消滅してしまうことが多いという宝の山です。そのため、着手する順番としては1→3→2→4が最適解になります。


重要度の低いタスクは後になって消滅する可能性がある

ここで上がる疑問は、「それでは、緊急性のある『2.重要ではないが、すぐにやらなければならないもの』は後回しで良いのか?」ということ。

実は、これはイエスです。その理由は、この領域にあるタスクのなかには、価値のまったくない仕事も多く含まれているからです。

本当に行う必要のない仕事は、後になって消滅することがあります。たとえば、「気乗りのしない飲み会に呼ばれたが、反応が悪かったためお流れになった」など。そうなれば、価値のないタスクに時間を浪費することがなくなるというわけです。

仮に機会を消失させても、もともと重要性が低いのですから、たいした痛手にはなりません。

 

それよりも、「2.重要ではないが、すぐにやらなければならないもの」を知らずのうちに消失させているほうがずっと致命的です。

後になって期限がさらに迫り、「やはりやらなければならない」というものだけ手早く済ませるようにしましょう。この「本当に必要か否か」の判断も、優先順位を付ける上で重要です。

本当にできるビジネスパーソンは、タスクをまず4つの領域に分類してから、優先順位という直線状に並べていきます。この工程を挟むことで、不要な仕事を減らし、時間の質をぐっと引き上げることができます。

「いつも期日に間に合わない」という方だけでなく、「締め切りは間に合ってるが無駄が多い気がする」という方にも、このタスクのふるい分けの仕方は参考になります。

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