明日から実践できる！出来るビジネスパーソンはここが違う！電話編 3つのポイント

電話応対が苦手だという方はたくさんいます。

しかし、一流のビジネスパーソンになるならそこで消極的になってはもったいないことです。

積極的に対応できるようになるためにも、以下のポイントをおさえてライバルと差をつけていきましょう。

声だけのコミュニケーションはいつもと違う

対面で会話する場合、人は相手の言葉や声よりも表情や仕草といった視覚から情報を多く受け取っていると言われています。そのため、音だけのコミュニケーションでもある電話は勝手が違うことを意識しなければなりません。

声を少し変えることで好印象

表情が明るくてもトーンが低ければ「感じが悪い」というイメージを与えてしまいます。声を少し高めに出すことを心がけてみましょう。また、言葉をしっかり発音することは、スムーズなやり取りをするだけでなく「明るい人だ」という好印象を与えるためにも有効です。

突然の英語にも慌てず対応

近年では国内をターゲットとしている中小規模の企業であっても、海外からの引き合いや問い合わせがくることがあります。せっかくのビジネスチャンスを無駄にしないためにも、突然英語で電話がかかってきても落ち着いて対応しましょう。

話せなくてもテンプレートを覚えておけば対応可

英語は話せるに越したことはありませんが、すぐに話せるようになるわけでもありません。まずはテンプレートの文章を覚えて、慌てずスムーズに他の人に取次げるようにしましょう。

ぜひとも覚えておきたい英文は「I’ll get someone who speaks English」、これは「英語が話せるものに変わります」という意味です。最低でも「Hold on, please.」、「そのままお待ちください」ぐらいは言えるようにしておきたいものです。

周りとの意思疎通でより安心できる状態に

相手とスムーズにやり取りできるなら、次の段階として周囲の人の意思疎通も意識してみましょう。隣の席にいる同僚や上司が「こんな内容で電話が来ているな」と把握できればよりスムーズに取次できるようになりますし、困ったときにフォローしてもらえることもあります。

復唱して周りに内容を聞かせる

意思疎通のためにもっとも大切なことは復唱することです。相手の言葉を口にすることで、周囲の人にも共有できます。とくに、名前と用件、取次相手はポイントとしてぜひともおさえておきましょう。

電話応対はビジネスパーソンの必須スキルです。ここで足踏みしてしまうことがないよう、コツをしっかりとおさえて経験を積んでいきましょう。