忙しいのに毎日充実している女性の時間管理術

デキるビジネスウーマンは時間管理が巧みです。今は女性がバリバリ活躍できる社会ですが、それでもまだ男性がちやほやされる環境が多いようです。

そこでタイムマネジメントを身につけて、ライバルと差をつけていきましょう。

3つの要素でスケジュールを観察する

たくさんのタスクがあると「何をどのように進めたら良いのかわからない」とゴチャゴチャなりがちです。このようなときは、それぞれのタスクの情報を整理することが重要となります。

そこで役立つものが、仕事量、締め切り、確定している予定の3つの要素です。

スケジュールを立てるときは、まず会議や来客応対といった絶対に動かせないものから埋めてしまいます。

次に、1日のうちにこなせる仕事量を洗い出していきます。

最後に、残りのタスクを空いた時間に埋めていきます。このときのルールは、1日の仕事量を超えないことと、締め切りを過ぎないことだけです。

この方法のポイントは自由度がかなり高いということです。オーバーワークと期限切れさえ気をつければ良いため、「問い合わせが少ないこの時間に集中できるものを入れよう」「お昼を食べた後は身体を動かすものにしよう」といったように身体の調子や周りの環境に合わせて無理なく日程が組めます。

優先度はリスケジュールのときだけつける

よく「かならずタスクに優先度をつけることが大切」と言われます。しかし、実はこれは間違いだという指摘があります。それは順位をつけたところで意味がないどころか、かえって自由度を狭めることになるためです。

優先度順に仕事を進めようと思っても、「午前の会議は絶対にずらせない」「眠くなるお昼後に頭脳労働をしなければならない」といったように例外が生じたり、身体の調子や周りの環境にそぐわない作業をしたりなどがたくさんあります。

優先度をつける意義は「どうしてもスケジュールを変えなければならない」というシチュエーションに限ります。たとえば、「思っていたよりも作業に時間がかかってしまった」「緊急の対応が入った」などが挙げられます。

このようなときは作業を順位づけして、下にあるものを後日に回すという方法が有効になります。

付箋はデキるビジネスウーマンの必須アイテム

スケジュール帳にいろいろと書き込むと、日程を変えるときに書き直しが面倒です。また、スマートフォンなどの携帯端末は記憶に残りにくいというデメリットもあります。

そこでビジネスウーマンなら常備しておきたいアイテムが付箋です。タスクを書いた紙をスケジュール帳に貼るという方法は、日程を変えたいときも貼り替えるだけで簡単です。また、色が違うものを用意すれば「赤は会議、緑は庶務」といったように好きなようにカスタマイズできます。

文房具店に行けば数百円で数百枚買えるリーズナブルさも魅力です。「いつも手帳がゴチャゴチャになっている」という方は購入を検討してみましょう。
ライバルと差をつけるためには時間管理術の習得が有効です。決められた期日までに作業をきっちりこなすことで、周りからの評価がうなぎのぼりになること間違いありません。