デジタルよりも効果的!?紙とペンを使ったタスク管理術とは?

デジタルよりも効果的!?紙とペンを使ったタスク管理術とは?

仕事の効率をアップさせるためには、抱えている複数のタスクを分りやすく可視化することが大切です。

タスク管理をサポートするものとして、タスク管理アプリやオンラインタスク管理ツールなどがありますが、実は意外なデメリットがあるようです。

ここでは、現在あらためて注目されている、紙とペンを使ったタスク管理のメリットや、簡単にタスク管理方法をご紹介します。


紙とペンでタスク管理をするメリットとは?

タスク管理アプリやオンラインタスク管理ツールなどを使用するほうが、スマートに効率良くタスクを管理できるようなイメージがあります。

しかし、タスク管理アプリやオンラインタスク管理ツールは、タスクを記入する際にわざわざ起動する必要があり、手間がかかるというデメリットがあります。

また、パソコンで作業をしている最中にタスク内容を確認する場合、タスク管理の画面に切り替える必要があるので、作業に対する集中力を欠いてしまうケースも否定できません。

しかし、紙とペンでタスク管理をする場合、タスクをすぐに記入することができるだけでなく、決まったテンプレートがないため、自分が見やすいようにカスタマイズすることができます。

また、目につきやすいところにタスクを記入した紙を置いておくだけで、パソコンでの作業を中断することなく、すべきことが簡単に把握できるというメリットがあります。

タスク管理に最適な紙のツールとは?

shutterstock_118287784-%e6%9b%b4%e6%96%b0%e6%b8%88%e3%81%bfタスク管理に最適な紙のツールといえば、ノートや付箋紙などがあります。

現在は、さまざまなタイプのノートや付箋紙がありますが、できるだけシンプルなもののほうが使いやすくカスタマイズしやすいのでオススメです。

タスクをお気に入りのノートなどに丁寧にタスクを記入していくのも良いですが、あくまでも仕事効率を上げるためのものなので、タスク作成に時間が取られないように注意しましょう。

素早く記入できて、全てのタスクが完了した時には躊躇うことなく破り捨てられるような、気を遣わずに済むノートのほうが良いでしょう。

タスク作成から完了までの流れがスムーズになります。

ノートの中には、ページごとに切り取ることができるタイプもあります。このようなノートが使いやすさの向上につながります。


紙とペンで簡単にタスク管理をする方法

使いやすいノートや付箋紙、書きやすいペンを準備します。

次に、タスクの全体的な構成を考えた上で、タスクを記入していきます。たとえば、1日のうちにすべきことが複数ある場合は、優先順位が高いものから順番にタスクを記入しましょう。
同時進行でプロジェクトなどを手掛けている場合は、プロジェクトごとに色を分けるなどして、タスクに日付や時間なども併せて記入しておくと分かりやすいです。

タスクの中には、ひとつのタスクに対して細かな雑務が生じる場合もあります。

たとえばタスクが「原稿を作成する」という内容だった場合、ノートに記入した「原稿を作成する」という大まかな内容のタスクの横に、「資料集め」「資料のコピー」などのタスクに関する雑務内容を付箋紙に記入して貼ります。

こうすると、完了した雑務から付箋紙を剥がすことができるため、1つのタスク内でどこまで作業が進行しているかが分かり、タスク管理がしやすくなります。作業の漏れの防止にも効果を発揮するでしょう。

紙とペンでのタスク管理は昔から使われている方法ですが、メリットが多くとても便利です。
アプリがうまく使えない、便利だけどときどき痒いところに手が届かないように感じている場合は、今一度原点にかえり、ノートでタスク管理をしてみてはいかがでしょうか?

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