ビジネスパーソンにIT知識が必要な理由

今やパソコンやスマホを使わずに仕事をしている方はほとんどいません。

どのような現場であっても、IT知識は必須です。

情報弱者は作業スピードも正確性も劣るビジネス弱者

十数年前に「デジタルデバイド」という言葉が広まりました。これは各個人のIT技術に差ができることで、生活レベルにも格差ができてしまうことです。

ビジネスにおいても同じです。パソコンやスマホを使えないということは、作業スピードや正確性にも大きな影響を与えます。

ビジネスで役立つ、具体的な7つのIT知識

「IT知識を養え」とは、けっして「プログラミングができるようにしろ」というわけではありません。そのようなスキルはほとんどの業界で不要です。

知識を身に付ける時は、ビジネス現場で役立つ意味あるものを学ぶ必要があります。具体的には以下のような項目が当てはまります。

ツールを有効に使う

電卓を使いながら帳簿に手書きで数値を書き込むのと、表計算ソフトを使うのでは作業スピードが10倍は違います。業務に関連するツールの知識はかならず身に付けましょう。

最低でも、WordやExcel、メーラーなど一般的なソフトぐらいは使えるようにしておくべきです。

情報を収集する

仕事ができない方は、特に最大手の検索エンジンである「Google」の使い方が下手です。効率よく情報を収集し正しく取捨選択できる技術は、その場のスピードだけではなく5年後、10年後の知識量にも大きな差を生みだします。

情報を共有する

紙を印刷しなくてもさまざまな人に情報を共有できる点もITの良いところです。メールの送り方やクラウドサービスの使い方はしっかり覚えておきましょう。

ペーパーレス化する

情報を紙からデータに変えることで、管理が簡単になりますし、コストも削減されます。スキャナを使った「OCR化」などは近年話題になっているIT技術です。

効率化・自動化する

たとえば「Ctrl＋Z」の意味が分からない方は、とてもITを使いこなせているとは言えません。ショートカットキーを覚えて効率化できれば、今の業務を半分の時間で済ませることも可能です。

さらに発展して「マクロ」で自動化できれば、数十分掛かっていたルーチンワークを数秒で終わらせることもできるでしょう。

バックアップする

パソコンのデータは故障などによって突然消えてしまうことがあります。最低限の対策として、自分の使っているパソコンぐらいは定期的にバックアップできるようにしておきたいところです。

セキュリティ対策する

パソコンがウイルスに感染することで、データが消えるだけでなく個人情報が漏洩してしまうこともあります。セキュリティソフトをインストールしておくことは最低限の防衛策です。

上記のバックアップと合わせて、リスクマネジメントすることも必要なIT知識となります。

ビジネスで必須となるIT知識とは、業務を安全に、効率よく進めるための技術を指します。この差はそのまま生産性の差になるでしょう。ビジネスパーソンとして弱者の立場にならないよう、しっかり身に付けておきましょう。