あっというまにデスクトップが片付く3つの方法

仕事の効率をアップさせるために、デスクトップは常に綺麗にしておきましょう。

「あの書類どこにあったかな」と探すことは時間の無駄になる上に、集中力を削ぐ原因にもなります。

一流のビジネスパーソンは欲しいファイルをすぐに開けるよう使いやすさを徹底しています。

ファイルやフォルダの命名規則を統一

「新しいフォルダ」がいくつも並んでいるような状態ではとても使いやすいとは言えません。どのようなファイルでも中身が何なのかすぐに分かるように、名前の付け方を統一しましょう。

この時、必要な情報を名前に加えるとなお良いでしょう。たとえば、編集日や担当者名、案件名などが挙げられます。通常、デスクトップでは名前の前半以外は省略されて見えなくなってしまうため、重要度の高い要素から先頭に書いていきましょう。たとえば、「2月宴会会計報告_担当者No16_20160225.xls」のようになります。

迷った時のための「とりあえず」フォルダを作成

たまに「このファイルは整理に困るな」というものがあります。

しかし、そのようなものをデスクトップに放っておいてしまうと、次第に溜まっていきごちゃごちゃとした環境になってしまいます。

これを避けるためには、「とりあえず入れておく」というフォルダを1つ作っておくことが有効です。迷ったファイルを入れることで画面がかなりスッキリします。ただし、これはいわば押入れにゴミを押し込んだ状態です。定期的に中身を覗いて整理することが重要です。

ガジェットを使えない方のための壁紙活用術

デスクトップの整理のためにガジェットは意外と有効です。Macのようなランチャーを搭載する、フォルダをグループ分けするなどさまざまな機能を付与できます。しかし、このようなソフトは多くがフリーのため、セキュリティを気にする場合は抵抗があります。また、スペックが足りないとインストールするだけで動作が重くなってしまうことも。

そのような方は普段何気なく使っている背景に手を加えてみましょう。やり方は簡単で、好きな壁紙画像に四角の枠をいくつも書き込むだけです。これにより、「この枠にあるものは緊急対応」「ここは取引先宛」「この中は全部宴会関係」などの整理が簡単にできるようになります。

デスクトップを整理することで仕事を効率化できます。いつも画面がごちゃごちゃとしていて「あの書類はどこにやったかな」と探している方は、命名規則の統一から始めてみましょう。