仕事が出来無いとは言わせない！明日から実践できる！メール編

メールを送るときに「マナーに気をつけている」という方は多いようです。しかし、スピード感を徹底している方はあまりいません。

スムーズなやり取りをすることは仕事のパフォーマンスをアップさせるほか、相手に「仕事ができるな」というイメージを与えることにもつながります。

送受信は一往復半で終わらせる

メールのやり取りを最短3通で終わります。まず自分が用件を伺い、相手が応じて、最後にお礼を述べるという流れです。いつも4通以上かかっている場合、何かしらの無駄が生じていると考えて良いでしょう。

簡潔に書く

要点がまとめられていない文章を書く方が多いようです。相手が読んでも「結局何を伝えたかったのか？」という疑問を与えてしまい、返信も要領を得ないものになってしまいます。

相手からの返事が明確でない場合は、まずは自分が用件を簡潔に伝えられているかを確認してみましょう。

結論から述べる、箇条書きを使う、改行のタイミングを意識するといった読みやすくする工夫だけでもかなりの改善が期待できます。

過不足なく書く

メールはその内容だけですべて把握できることが望ましいでしょう。後で補足説明をすることがないよう、必要な情報はすべて載せるようにしましょう。

ただし、書きすぎは上記のような読みにくさを招いてしまうためNGです。あくまでも過不足なくということが重要になります。あまりに文章量が多くなるなら、別途資料なども用意しておくと良いでしょう。

過去にやり取りしている内容なら引用をかならずつける

「先日お問い合わせした件についてですが」と伺っても「何のことだっけ」と返されてしまうことがあります。過去にやり取りしているならその文章を引用し、すぐに思い出せるようにしましょう。

件名で内容が分かるようにする

とくに1日に何十通もやり取りしているような人にとっては、開いてみないと分からないメールはストレスが溜まりますし、場合によっては後回しにされ、そのまま忘れられてしまうこともあります。

それを防ぐためには、タイトルを分かりやすく書く必要があります。たとえば、「見積もり資料につきまして」ではなく「〜つきましてのご相談」、「ご報告」といったところまで具体的に書くと良いでしょう。

メールを送るときはマナーだけでなくスピード感も追求してみましょう。

礼儀はビジネスにおいて大切なことですが、恭しい長文を送るよりも、簡潔な短文を送った方が相手から好印象を得られることがあります。