ビジネスでの成果を上げる! 「時間管理」編

ビジネスでの成果を上げる! 「時間管理」編

「忙しくても仕事がデキる人」と「忙しくなると仕事がデキない人」がいます。この差は時間管理能力の差であると言えるでしょう。

時間管理(スケジュール管理)はさまざまな方法が謳われていますが、実際のところどういった方法で進めるのがベストなのでしょうか。ビジネスシーンでの時間管理の方法について考えていきましょう。


タスクを抽出し優先順位別で分ける

タスクが発生したら、常々to doリストなどに抽出しておきます。

ToDOリストで仕事の効率が上がる理由

「○○さんに電話を掛ける」飲み会の代金を徴収する」などの細かいタスクも、とにかく忘れないようにto doリストに抽出しておきます。そして、緊急度別に4分割程度で分け、優先度をつけて管理しておきましょう。

すべてのタスクにスケジュールを引こうとすると管理が難しくなり、その都度無駄に時間を費やすことになって逆効果です。ある程度重要で大きなタスクにはスケジュールを引く必要がありますが、細かなタスク、簡単で直ぐに終わるタスクなどはいちいちスケジュールにせずto doリストで管理するのがおすすめです。

スケジュールの期限

「プロジェクトAの業務を○○日までに終わらせる」「上司から頼まれた企画書を○○日までに作る」といったように、それぞれのタスクにスケジュール期限を設けて進めます。

この際に注意したいのが期限をあまりタイトに設定しないこと。時には進めていくうちに、新たな仕事を依頼されることもありますし、意図しないトラブルで時間を使えないこともあります。また、息抜きしたいときもあるでしょう。

期限を厳しく設定し過ぎるといずれどこかでスケジュールが破綻し、火の車状態になりやすいものです。スケジュールを組む際には1~2日程度猶予期間を設け、余裕のある期限とすることが重要になってきます。


デッドラインは手前に設ける

デッドラインは手前に設ける先述の通り、期限にはある程度余裕を持たせるのが大切ではありますが、自分の中でのデデッドラインは実際のスケジュールより手間に設けて進めるのが望ましいです。

例えば企画書を3日以内で作る必要があるのであれば、自分の中でのデットラインは2日以内として進めるといった具合です。

こうすることで心理的に仕事のスピードも上がり、期限より早めにタスクが完了することが増えます。そこで空いた時間に、細かなタスクや優先度の低いタスクを組み入れていくと良いでしょう。

時間管理で得られる効果は?

人間はロボットではないため、時間管理を行っていないと、何から手をつければ良いか分からなくなったり、時には手を抜いたりで、時間を徐々に無駄にしがちです。

時間管理を行えばそういった時間の無駄を解消し、時間を有効活用していくことが可能になります。

ただし、いくら時間管理を徹底してもあなたの発揮できる最大ポテンシャルは変わりません。無謀な期限のスケジュールを引かないように注意してください。また、どうしてもスケジュール通りに進まない場合は、無理に既存のスケジュールにこだわらず、スケジュールを再調整するのも大切です。

多くのタスクに追われる忙しい現代人にとって、時間管理は必要不可欠なものとなってきています。より良い仕事をするためにも時間管理に意識的に取り組むことをおすすめします。

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