プレゼン資料作成時に押さえておきたい3つのコツ

プレゼン資料作成時に押さえておきたい3つのコツ

プレゼンテーションは、意見や情報などを、相手にさまざまな方法で伝えることを指します。

特にビジネスシーンでプレゼンテーションを行う場合、その内容によってビジネスの流れが良くも悪くも大きく左右されます。

そうしたことから、プレゼンテーションで使う資料は分かりやすく伝えることを重視する必要があります。

現代は、パワーポイントでのプレゼン資料が主流となっていますが、ここでは、分かりやすく伝わりやすいプレゼン資料を作るために、押さえておきたいコツについてご紹介したいと思います。

1枚のスライドのメッセージはひとつに絞る

パワーポイントのスライドを通して、伝えたい意見のことを「メッセージ」と呼びます。プレゼン資料のスライドを作成する際には、たとえメッセージが複数ある場合でも、1枚のスライドのメッセージはひとつに絞ることが大切です。これはスライドを見た時に、複数のメッセージが書かれていると、スライドが見づらい上にメッセージの内容を理解しにくいからです。

資料を分かりやすくするためには、まず1枚のスライドにひとつのメッセージが書き、次のスライドでそのメッセージの根拠などを文字や図などで説明することです。そうすることで資料を見る側がそのメッセージの内容を理解しやすくなります。

そして1つのメッセージの理解が深まった後に、次のメッセージを提示して根拠を説明するというような流れにすると、それぞれのメッセージを理解するためのスムーズな流れができます。

情報をコンパクトにまとめる

プレゼンのスライドで必要な事柄を伝えるために、長文で詳しく説明することや複数の図を用いることは、見ている側に負担を与えてしまう場合があります。これは1枚のスライド内の情報量が多いと、スライドが表示されている間に全ての情報を理解する時間が不足してしまうことがあるからです。このことから、情報はできるだけコンパクトにまとめることが大切です。

1枚のスライドに情報をコンパクトにまとめるには、要点を絞り込んだ文章にすることが大切です。そして図を用いる場合には、1枚のスライドに関連性のある図を1~2つ程度にまとめるなど、見て分かりやすいということを最優先に考える必要があります。情報をコンパクトにまとめることができれば、プレゼンの資料を見た時に、印象に残りやすく理解しやすいというメリットがあります。

文字や図を見やすいものにする

shutterstock_131501603プレゼンの資料を作る時、お洒落でスタイリッシュなデザインにする必要はありません。

見て分かりやすいことが最も大切なので凝った書体を使ったり、お洒落な色やデザインにしたりするだけではダメなのです。

また何を伝えたいのか分からないようなグラフでは、資料を作る意味がありません。

プレゼン資料の基本となるものは「見やすい書体を使う「適度に色分けをした図を使う」文字や図を一定の余白を入れる」などして、見やすく整理することです。

文字や図は、あくまでも伝えたいメッセージの引き立て役に過ぎません。凝った資料を作るよりも、シンプルで分かりやすい資料を作ることの方が、大切なメッセージが伝わりやすくなります。

プレゼンテーションの資料は、密度の濃い情報を、いかにシンプルにまとめるかが大切なポイントとなります。ひと目で見て分りやすい資料であれば、それだけプレゼンテーションの効果も高まるでしょう。

出来るビジネスパーソンはプレゼンが巧みです。 商談を成功させたり、上司を納得させたりするためによく用いられる手段ですから、かならずマスターしておきたいものです。

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