ToDOリストで仕事の効率が上がる理由

デキるビジネスパーソンはToDOリストの管理を徹底しています。

仕事の確実性やスピードなどさまざまな部分でメリットがあるため、始業前にかならず作成してから業務に臨みたいものです。

3つのメリットで仕事のクオリティーをアップさせる

やるべきことの見える化

ビジネスパーソンはつねに複数のタスクを抱えながら業務をおこなっています。「会議までに資料作成」「納期までに商品完成」など、忘れてしまったら一大事になるものもたくさんあるでしょう。

とくに忙しいときは自分の状況がわからなくなってパニックに陥りがちです。そのようなときにToDOリストがあれば、「いつまでに何を終わらせれば良いのか」ということが一目で分かります。

達成感によるモチベーション維持

いくらこなしても次から次へと新しい仕事が降ってくるものです。終わらない業務を見ていると嫌気が差してしまうこともあるでしょう。

ToDOリストを作っていると、タスクが終わって「完了」と記入するだけで達成感があります。一歩ずつ着実に進んでいるということが分かれば、モチベーションが下がることも少なくなるでしょう。

1つの作業に集中

忙しいときほど「あれもこれもやらなきゃ」という気持ちになりがちです。しかし、そうなると今手をつけている作業に集中できず、結果としてパフォーマンスが落ちてしまいます。

しかし、ToDOリストを管理できていると「今はこれだけ終わらせれば良い」と1つの業務に集中できるようになります。

効果を最大限発揮させるためには作り方も重要

ビジネスパーソンのキーアイテムとも呼ばれている一方で、実際には使いこなすことがとても難しいと言われています。とくに、書いたのに消化できなかったということがかなり多いようです。

この原因は大きく分けて2つあります。1つは内容を詰めこみすぎているということです。消化しきれず続かなくなる要因にもなりますから、あれもこれもと詰めこむのではなく必要最低限のものだけを記入しましょう。

もう1つは内容が曖昧だということです。たとえば「企画書を作る」というでは、そのなかで何をすべきかが見えていませんし、作業完了までに時間がかかりすぎてモチベーションを維持できません。また、これらによって集中もできなくなるでしょう。

上記の内容なら、「資料を集める」「テーマを決める」「構成を作る」といったようにより細かくタスクを区切ったほうが効果的です。
ToDOリストはビジネスパーソンにさまざまな恩恵をもたらしてくれます。

より仕事のクオリティーをアップさせるために、今まで挫折してしまった方はもう1度作り方から見なおしてみましょう。