意外と知らないオフィスコピー機の便利機能とは？

どこの会社にも置いてあるオフィスコピー機ですが、使いこなしている方はあまりいません。

最近の機器はとても高性能で、単にコピーする以上にさまざまな機能が備えられています。

オフィスコピー機から直接FAX送信

FAXを使っている企業は今でも少なからずいます。そのようなところにパソコン内のファイルを送る場合に、まず印刷して、それからFAXで送るという手順を踏むととても面倒です。また、用紙とインクのコストもそれだけ無駄にかさみます。

最近のオフィスコピー機には、デフォルトでFAX機能を備えていることがほとんど。パソコンから直接指示を出して、所望の宛先に送れるようになっています。

注意したい点は色について。FAXは通信規格の都合上、送受信の両方がカラーに対応していなければモノクロになってしまいます。相手がどのような機器を使っているのか分からない場合、基本的にモノクロを前提としてファイルを送るようにしましょう。

クラウドサービスと連携してさまざまな端末で確認

オフィスコピー機にはスキャナー機能がよく備わっていることがありますが、そのデータをパソコンからしか見られないと少々面倒です。

しかし、最近ではGoogle DriveやEvernoteなどのクラウドサービスに直接スキャンデータを送れるようになっています。これにより、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどさまざまな端末からデータを確認できます。

また、反対にこれらのクラウドにあるデータから直接印刷することも可能です。いちいち端末でファイルを開くという手間がなく、スピーディーに作業が進められます。

ソートやステイプルで簡単資料作成

大量のページを含んだファイルを印刷する時はソートを使いましょう。これは、排紙される順番を自分の好きなように設定できるものです。また、いっしょに活用したいものがステイプル。これは印刷物を一部ずつホッチキスで留めてくれるものです。

いつもオフィスコピー機を使った後に、せっせと用紙を並び替えてホッチキスで留めていた方は、ぜひともこれら2つの機能を活用しましょう。

OCRを使った効率的なペーパーレス化

サーバーやクラウドなどの技術が進む今日、紙媒体を電子化しようというペーパーレス化の考えが浸透してきました。しかし、社内に大量にある各書類を手打ちでパソコンに移すのは大変な作業です。

そこでぜひとも使いたいものが「Optical character recognition(OCR)」。日本語では光学文字認識と呼び、スキャナーで読み取った書類の画像を自動で文字データに変換してくれるものです。

最近ではオフィスコピー機にOCR機能が備わっている他、ソフトウェアをインストールして導入することもできます。

セキュリティ機能で機密資料も安心して印刷

社内で立場が上になっていくと、だんだんと一般社員には見せられないような機密資料を扱う機会も出てくるはず。

コピー機で印刷したところで内容を見られてしまわないよう、セキュリティ機能が付いているものがあります。これは、パソコンから指示を出してもまだ排紙されず、機器に専用のICカードをかざすことで初めて印刷が実行されるというものです。

オフィスコピー機の各機能を使うことで、生産性と安全性が上がります。メーカーや製品によって使い方が変わるもの。ぜひとも1度はマニュアルを引っ張り出して、隅々までチェックしておきましょう。