出来るビジネスパーソンのスケジュール管理

スケジュール管理力は、ビジネスパーソンに求められるスキルのなかでも重要なものです。

自分のタスクをしっかり把握することで業務にも集中して取り組めますし、また管理職になった時に適切なコスト割り振りもできるようになります。

しかし、多くの方が十分にできていないほど、スケジュール管理は難しいものです。

そこで、適切なマネジメントに一歩近づくためのTIPSをご紹介します。

スケジュールはすべて一元管理する

「仕事とプライベートはしっかり切り離せ」とはよく言われることですが、スケジュール管理においてはおすすめできません。その理由は、仕事の時間がプライベートに食い込んでくる、もしくはその逆が起きることがよくあるからです。

「生活のリズム」という言葉が一般化されていますが、それは普通24時間を一周期にしています。

仕事とプライベートを切り離して管理するということは、それが時には8時間、時には9時間とコロコロ変わることと同じです。これではリズムが安定せず、管理しようと思っても上手くできませんね。

そこで、スケジュールは仕事とプライベートを合わせて一元管理にして、24時間というリズムを確立させることがおすすめです。そのなかで、仕事とプライベートの領域をフレキシブルに対応させていきます。

バッファをどれだけ設けているのかを把握する

ビジネスにはイレギュラーが付きものです。タスクをガチガチに詰めてしまっては、何かあった時に対応できません。そのため、スケジュールにバッファを設けることは当然とされています。

しかし、人間というものは常に怠けたがるもの。余裕を持たせておくと、その分だけ「作業が遅れても良いや」という心理を働かせてしまいます。これを世間では「学生症候群」と呼んでいます。

これを避けるためにも、バッファをどれぐらい取っているかをしっかり把握しておきましょう。そして、「緊急対応がなければこの時間で終わる」という、本来の締め切りを意識して常に緊張感を保つことが大切です。

プライベートには、「何もしない時間」を設ける

これは上記のバッファとは違って、本当に何もしない時間のことを指します。近年は「成長したければ常に努力しろ」という体育会系的な風潮が強く見られますが、世界中の成功者ほどこのような空白の時間を大切にしています。

何もしないことは、脳をリフレッシュさせてうつのリスクを軽減してくれます。また、クリエイティブな発想を促し、新たなビジネスチャンスを生み出すきっかけにもなります。何もしない時間とは、一種の瞑想です。

ものに溢れた今日、時間を決めておかなければついつい何かをしてしまいがちです。本当に価値のある仕事をするためにも、1日のうち数分だけでも「あえて何もしない時間」を作ってみましょう。

スケジュール管理は非常に奥が深い事柄です。誰でもできなければならないことである一方で、完璧にできている方はほとんどいません。上で挙げたようなTIPSを基に、日々の過ごし方をより良いものにしていきましょう。