長い会議は給料泥棒。会議の時間短縮方法

長い会議は給料泥棒。会議の時間短縮方法

会議に何時間もかけている会社がたくさんありますが、ほとんどの場合は意味がないと言われています。

この無駄を削っていくことで仕事の密度を上げることができるでしょう。

資料を簡潔に作成しあらかじめ共有しておく

プレゼンテーションなどにびっしりと文字やグラフを敷き詰めることは無駄です。読むだけでかなりのタイムロスになりますし、その割には「結局何を伝えたいのかわからない」ということになりがちです。

酷いときには、作成者本人が論点を理解しておらず、ただ漠然と関係していそうなデータを貼り付けただけということもあります。

資料には議題と主張、その根拠となるデータさえ揃っていれば十分です。むしろその方が準備にも時間がかからず、参加者の理解も早くなります。同時に作成者が作業をしながら話の整理もできるでしょう。

作成物は事前に共有して確認してもらうとなお良いでしょう。当日にわざわざ配ったり読んだりなどはそれだけで無駄です。それ以外にも、参加者が内容をあらかじめ理解していることで話の進みもずっと良くなるはずです。

いっそのことペーパーレスにしてしまうことも有効でしょう。印刷するコストを削減できますし、なかには資料の不備を指摘しあうという、大人数いる必要がまったくない話に逸れてしまうことがあるためです。

目的を明らかにして参加メンバーは必要最低限に

目的を明らかにして参加メンバーは必要最低限にメンバーを増やし過ぎると不用な発言が増えて意思決定までにタイムロスが出ます。短縮のためには、まず話す目的を明らかにすると良いでしょう。重要事項を決める内容ならそれに関わる人たちだけを集めるべきですし、周知が目的なら大人数になる代わりに発言を制限すべきです。

大切なことは1つの会議に複数の目的を盛り込まないことです。たとえば、重要事項を決めることと周知をいっしょにしてしまうと「2時間のうち最後の10分だけ聞けば十分だった」という方がたくさん現れるためです。

また、万が一参加する必要性が薄い会議に招待されたときは「結論だけ教えてください」と断ることも大切でしょう。さまざまな仕事に携わっている人ほど無駄な会議に時間を取られがちです。このように判断するためにも、資料の事前共有は徹底したいところです。

仕事のパフォーマンスを引き上げるためには無駄な会議に時間を費やさないことが重要です。資料を簡潔にした上で事前に共有し、参加するメンバーを必要最低限に減らすことで改善を図っていきましょう。

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